毕业生档案管理办法

　　

（修订）

　　

随着我院办学规模不断扩大，办学类型逐步增加，毕业生人数逐年增多，毕业生的档案管理工作日益繁重，为了更好地把毕业生档案管理工作做好，根据上级主管部门要求及我院实际，特制定本办法。

　　

一、档案整理

　　

1、提供档案材料的部门应在6月底前把材料准备好，提供给各系（院）集中整理；

　　

2、专科毕业生档案必须有入学档案（高中、中专档案）、成绩

　　

单、毕业生登记表、就业报到证副本、体检表；卫生类毕业生加装实习报告。

　　

3、中专毕业生档案必须有入学档案（档案卡或学籍卡）、成绩

　　

单、毕业生登记表、报到证副本。

　　

4、三二转段毕业生档案必须有入学档案（档案卡或学籍卡）、成绩单、毕业生登记表、报到证副本、体检表；卫生类毕业生加装实习报告。

　　

5、《毕业生登记表》的填写，要严格按照“填表说明”的要求填写，填表时间统一填为每年7月1日，在“学校组织意见”栏内盖系（院）党支部公章，最后到校企合作与就业指导中心盖章，再装入毕业生档案袋。

　　

6、每届毕业生的档案袋编号由校企合作与就业指导中心统一编

　　

制公布。

　　

二、档案验收

　　

1、毕业生离校前，各系（院）将集中整理好的毕业生档案转交校企合作与就业指导处验收。确实不合格的档案要报告不合格原因（缺少何种材料、是系部原因还是学生本人原因），不合格档案退回所在系（院）继续整理。

　　

2、严格控制不合格档案数量。不合格档案超过3%的系（院）将在年终考评中适当扣分。

　　

3、严格按照档案袋封面材料名称和顺序将袋内材料排序。

　　

4、填写毕业生档案袋封面。在相应的位置填写“档案编号、姓名、性别、系、专业、生源地（具体到区县）”，并对照原始档案材料在“件数”栏内标明具体数量。

　　

5、将学生档案材料装入对应的档案袋中，并再次核对，防止漏放、错放。

　　

6、各系（院）将档案以附表中档案号按大中专分类分别排序。

　　

三、档案的寄送

　　

1、已签约的毕业生档案直接寄送至用人单位；

　　

2、已签约，但用工单位不接收的档案可寄送至生源地人事部门，或由学生直接办理人事代理手续；

　　

3、灵活就业或未就业的毕业生档案寄送至生源地人事部门，或由学生直接办理人事代理手续；

　　

4、升学的毕业生档案由所在系（院）提供详细通信地址，由校企合作与就业指导中心统一寄发至录取学校；

　　

5、报到期内，毕业生档案可以申请暂留系（院），也可以由学生直接办理人事代理手续；

　　

6、除不合格档案外，毕业生档案不办理留校手续。

　　

7、寄送回生源地的档案，由校企合作与就业指导中心统一按各生源地政策要求分装转递。

　　

四、工作要求：

　　

1、各系（院）上报毕业生档案时，需将《毕业生档案编号登记表》用A4纸打印一份，加盖系（院）公章，负责人在首页公章处签字，一并将电子表格报校企合作与就业指导中心；

　　

2、档案袋书写要用黑色或蓝黑色钢笔或黑色中性笔，字体要公正、字迹清晰；

　　

3、相关档案材料整理配档表见附件。未尽事宜另行通知。

　　

五、该办法由校企合作与就业指导处负责解释。